Оформление писем отступы

Образец делового письма

8 золотых правил манипуляции людьми

Как вести переговоры с иностранными партнерами – китайская модель общения

Проверенные способы заработать миллион долларов

Судьба просьбы (проблемы, предложения ), изложенной в деловом письме , во многом зависит от того, как и что в нём написано. Возможно при первом же взгляде на текст у Получателя сложится представление об авторе и том, насколько серьёзно следует отнестись к деловому письму – читать ли его дальше и как на него отреагировать? По своей сути и содержанию письма могут быть очень разными, но ключевые правила написания и примеры деловых писем едины для всех. Единый образец делового письма в вашей компании позволит составлять всю исходящую корреспонденцию в том же стиле.

Итак, несколько правил, как написать деловое письмо :

  1. Деловое письмо оформляют на специальном фирменном бланке компании. В верхней части бланка должна содержаться информация:
    1. название организации;
    2. почтовый адрес;
    3. телефон, факс, e-mail и web-сайт.

    Эта информация необходима для того, чтобы Адресат после прочтения смог бы быстро найти контакты для ответа или связаться с Отправителем.

  2. Поля делового письма – отступ слева 3 см необходим, чтобы письмо можно было подшить в скоросшиватель, справа отступ – 1,5 см. Если вы составляете текст на компьютере, то используйте стандартную форму страницы редактора Microsoft Word.
  3. Размер шрифта должен быть одинаковым во всём тексте делового письма . Как правило, применяют стандартный шрифт Times New Roman с 12 размером (кеглем). Но если вы знаете, что у Адресата плохое зрение, нелишним будет проявить заботу, увеличив размер шрифта.
  4. Если объём письма превышает две страницы, то необходимо в нижних правых углах листов произвести нумерацию.
  5. Регистрационный номер и дата ставятся в левом верхнем углу письма .В серьёзных организациях поток писем может достигать нескольких тысяч в день, поэтому номер исходящей документации и дата ставятся Отправителем, чтобы можно было отследить дальнейшее продвижение письма , а при необходимости быстро найти запись в своём журнале исходящей документации.Получатель регистрирует письмо , присваивая входящий номер и обозначая дату получения. Если письмо доставлено курьером, то дата и входящий номер фиксируется также и на копии письма . Это, кроме сказанного, позволяет юридически грамотно зафиксировать факт получения письма . А если в письме указан срок для ответа, то началом его отсчёта считается дата получения письма .
  6. Структура образца делового письма формировалась не одно столетие и сегодня она включает следующие составные:6.1. Шапка примера делового письма содержит обращение к Адресату. Оформляется немного ниже регистрационного номера следующим образом:в верхнем правом углу указываются Должность и Ф.И.О. Адресата. Ниже можно указать Тему письма . Ещё ниже, по центру оформляется Обращение. В обращении следует выразить уважение с помощью общепринятых слов: «Уважаемый», «Господин», «Госпожа» (сокращения не допустимы). Шапку обычно выделяют жирным шрифтом.

    Исх. №61 от 21.09.2010

    на Вх. №352 – Р от 14.09.2010

    «О партии бракованных подшипников,

    Уважаемый Николай Иванович!

    6.2. Вступление. Во вступлении необходимо кратко определить суть письма . Можно начать традиционно:

    «Довожу до Вашего сведения…», «Прошу Вас…», «В настоящее время…» и т.д. – это если письмо пишется от первого лица.

    Если обращение исходит от юридического лица, то повествование идёт от третьего лица (Например, «Наше предприятие предлагает…»).

    Причём как во вступлении, так и в следующем тексте письма следует местоимение Вы и все его формы (Вас, Вам, Вашего) писать с большой буквы – это проявление уважения к Адресату и признак вашего воспитания.

    6.3. Согласно правилам написания основная часть образца делового письма логически последовательно должна раскрывать содержание просьбы или обращения, делая её понятной для Адресата. Все предыдущие абзацы должны логически перетекать в последующие. Приводятся конкретные факты, цифры и т.д. Не стоит также забывать, что «краткость – сестра Таланта».

    6.4. В Заключении письма подводятся обобщения, итоги написанного. Нередко в заключении пишется просьба или предложение . Например: «Учитывая изложенное выше, Прошу Вас…».

    6.5. Приложения. Если к письму прилагаются документы, то они должны быть пронумерованы и указаны ниже заключения. Например:

    «К данному письму прилагается следующие документы:

    -Копия договора оказания услуг – 6 листов в 1 экземпляре ;

    -Акты выполненных работ – 1 лист в 2 экземплярах ;

    -Счёт-фактура №123 от 11.09.2010г – 1 лист в 2 экземплярах …»

    6.6. Основной текст делового письма традиционно завершается фразой: «С уважением,…» – если предполагается нейтральное обращение. Если же вы лично знакомы с Адресатом, то можно закончить фразой – «С наилучшими пожеланиями,…».

    Вот, как это выглядит на примере :

    Генеральный директор Подпись И.И. Иванов

    Должность, Ф.И.О. (причём, сначала имя и отчество, а затем фамилия) печатаются, а подпись ставится собственноручно.

    6.7. И завершает деловое письмо информация об отправителе, которая должна содержать его Ф.И.О. (желательно полностью) и должность. Что необходимо, если Адресату или его представителю нужно будет связаться для дополнительных уточнений.

  7. Письмо после написания обязательно проверяют на наличие орфографических и пунктуационных ошибок. Проверяют логическую последовательность и читаемость всего текста (лучше всего прочитать письмо вслух). При необходимости ошибки и трудночитаемые места текста корректируют.

В заключении, суммируя всё советы , хочется сказать – пишите аккуратно, грамотно, логически, последовательно раскрывая суть письма , на языке, понятном Адресату. И тогда Адресат примет решение именно в вашу пользу, или, по крайней мере, грамотно написанное деловое письмо существенно склонит его к этому решению!

Шпаргалка делопроизводителя

Ваш персональный гид в мире документов

19 ноября, 2013

Правила оформления делового письма

Правильное написание делового письма — это искусство. Оно требует от составителя грамотности, внимательности, знания структуры делового письма. Оформление делового письма мы делаем согласно ГОСТ Р 6.30–2003 .

Правила написания деловых писем

    Деловое письмо оформляется на фирменном бланке организации. В него входят следующие реквизиты: логотип, название организации, адрес, телефон, электронный адрес сайта. Можете сами разработать бланк письма с удобным для вас набором реквизитов, так как он строго не регламентирован.

Согласно ГОСТ Р 6.30–2003 бланк расположения реквизитов может быть угловым (реквизиты расположены в левом верхнем углу) и продольным (реквизиты расположены по центру). Пример делового письма смотрите ниже.

В правом верхнем углу пишется адресат. Если мы обращаемся к конкретному лицу и указываем ФИО в реквизите «Адресат»,

то далее идет обращение:

Уважаемый Александр Иванович!

Если же к вам обращалась организация без указания конкретного лица, то можно писать письмо без обращения. В этом случае сразу начинайте со слов:

В ответ на Ваш запрос от_№ _ сообщаем…

ООО «Апельсинка» обращается к Вам с просьбой/предлагает Вам…

  • Правильное деловое письмо должно быть изложено в официально-деловом стиле без ошибок. Тон письма должен быть нейтральным, безэмоциональным. Четкая, краткая форма изложения письма поможет адресату быстро уловить суть, исключит трату времени на уточнение деталей письма в дальнейшем, позволит наладить сотрудничество и укрепить отношения между организациями.
  • Структура делового письма:

      Излагаем цель написания письма.

    Мы рады сообщить о внедрении нового информационного продукта в сфере закупок.

    Затем предлагаем пути решения, предложения или просим о чем-либо .

    Предлагаем Вам бесплатно протестировать нашу программу и сообщить о результатах.

    Ждем Вашего ответа!

  • Ставим подпись. Расстояние — 3 интервала от текста.
  • Страницы письма, начиная со второй, нумеруются вверху и по центру. Приложения нумеруются отдельно.

    Оформление приложений делаем после текста письма:

    В левом нижнем углу ставится отметка об исполнителе.

    Петров Иван Васильевич
    200-23-23

    Образец делового письма

    Итак, что у нас получилось.

    Уважаемый Александр Юрьевич!

    Мы рады сообщить о внедрении нового информационного продукта в сфере закупок. Наша программа автоматически отсортирует подходящие предложения, сравнит условия и выберет лучший вариант. Предлагаем Вам бесплатно протестировать наш продукт и сообщить о результатах.

    Ждем Вашего ответа!

    Приложение: Презентация программы в эл.виде

    Директор Подпись К.С.Смольников

    Петров Иван Васильевич
    200-23-23

    Надеюсь, оформление деловых писем теперь не составит для вас труда.

    Минский городской исполнительный комитет
    220030, Минск, проспект Независимости 8

    • Власть
      • Республиканские государственные органы
        • Комитет государственного контроля Республики Беларусь
        • Управление КГБ по г.Минску и Минской области
        • Прокуратура города Минска
        • Управление Следственного комитета Республики Беларусь по г. Минску
        • Инспекции МНС Республики Беларусь по городу Минску
        • Минское городское управление МЧС
        • Минский городской комитет природных ресурсов
          и охраны окружающей среды
        • Минское городское агентство по государственной регистрации
        • Минский городской центр гигиены и эпидемиологии
        • Главное статистическое управление города Минска
        • Минское городское управление по надзору
          за рациональным использованием ТЭР
        • Минское городское управление Фонда социальной защиты
        • Представительство Республиканского центра по оздоровлению
          и санаторно-курортному лечению населения
        • Управление Государственного комитета судебных экспертиз Республики Беларусь по г.Минску
      • ПРЕДСТАВИТЕЛЬНАЯ ВЛАСТЬ
      • Мингорсовет депутатов
      • Депутаты Палаты представителей от г. Минска
      • Члены Совета Республики Национального собрания от г. Минска
      • ИСПОЛНИТЕЛЬНАЯ ВЛАСТЬ
      • Мингорисполком
      • Руководство Мингорисполкома
      • Структурные подразделения Мингорисполкома
        • Комитеты
        • Управления
        • Главное управление внутренних дел
      • Администрации районов г. Минска
        • Заводской район
        • Ленинский район
        • Московский район
        • Октябрьский район
        • Партизанский район
        • Первомайский район
        • Советский район
        • Фрунзенский район
        • Центральный район
      • СУДЕБНАЯ ВЛАСТЬ
      • Минский городской суд
      • Экономический суд города Минска
      • ПРЕДПРИЯТИЯ И ОРГАНИЗАЦИИ
      • Предприятия и организации
    • Администрации районов Минска
      • Заводской район
      • Ленинский район
      • Московский район
      • Октябрьский район
      • Партизанский район
      • Первомайский район
      • Советский район
      • Фрунзенский район
      • Центральный район
    • О Минске
      • Устав города
      • Символика
      • История города
      • Руководители города с 1879 года
      • Общие сведения
      • Почетные граждане
      • Минчане года
      • Города-побратимы
      • Знаменательные даты
      • Фотогалерея
      • Видеоролик о г.Минске
      • Экскурсионный путеводитель
    • Одно окно
      • «Одно окно» Мингорисполком
      • «Одно окно» Заводской район
      • «Одно окно» Ленинский район
      • «Одно окно» Московский район
      • «Одно окно» Октябрьский район
      • «Одно окно» Партизанский район
      • «Одно окно» Первомайский район
      • «Одно окно» Советский район
      • «Одно окно» Фрунзенский район
      • «Одно окно» Центральный район
    • Обращения
      • Форумы
      • Электронные обращения
      • Запись на прием к главам администраций районов г. Минск
      • Нормативные документы
      • График «прямых телефонных линий»
      • Графики приема граждан и юридических лиц
      • Ответы на электронные обращения, носящие массовый характер
    • Объявления
      • Конкурсы
      • Аукционы
      • Аренда помещений
      • Закупки
      • Все объявления
    • Поиск

    1. Инструкция по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных организациях, подчиненных правительству Республики Беларусь (далее — настоящая Инструкция) устанавливает единый порядок оформления организационно-распорядительных документов (далее — документов) с использованием компьютерных технологий с учетом требований Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ 6.38 — 95) «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Комитета по стандартизации, метрологии к сертификации Министерства образования и науки Республики Беларусь от 20 октября 1995 г. № 11 «Об утверждении, введении в действие, изменении стандартов» (далее — СТБ 6.38 — 95).

    Печатание и оформление документов в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных правительству Республики Беларусь осуществляется по установленным в компьютерах шаблонам со следующими параметрами настройки в редакторе Microsoft Word:

    2.1. формат А4 (210 х 297 мм) — для, протоколов, докладных записок, справок, телеграмм и других документов, для писем — формат А 4 и формат А 5 (148 х 210 мм):

    • поля страницы: верхнее и нижнее — не менее 20 мм, левое — 30 мм, правое — 10 мм. В таблицах допускается уменьшение левого поля до 20 мм, правого -до 8 мм (когда текст не вмещается);
    • шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 15 пунктов*. В таблицах допускается уменьшение до 13 пт (когда текст не вмещается);
    • межстрочный интервал: для формата А 4 — одинарный; в адресах, заголовках и подписях, а также для формата А5 — точно 14 пт, в таблицах допускается уменьшение до 11 пт (когда текст не вмещается);
    • первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;
    • выравнивание по ширине и, как правило, без переносов слов (в таблицах выравнивание по необходимости, с переносом слов);
    • номера страниц в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 — 15 мм от верхнего края, размер шрифта 14 пт (первая страница не нумеруется).


    2.2. для тезисов выступлений:

    • формат А4 (210×297 мм);
    • поля страницы: верхнее и нижнее — не менее 20 мм, левое — 30 мм, правое — 10 мм;
    • шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер
      16 пт (в заголовках — полужирный курсив подчеркнутый и полужирный
      курсив, размер 14 пт);
    • межстрочный интервал полуторный (в заголовках — точно 12 пт);
    • первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;
    • выравнивание по ширине, без разрыва абзацев на следующую страницу и без переносов слов;
    • номера страниц в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 -15 мм от верхнего края, размер шрифта 14 пт (первая страница не нумеруется).

  • Реквизиты документа (за исключением текста), состоящие из нескольких строк, печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Отметка о наличии приложения» отделяют друг от друга одним интервалом. Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным интервалом.
    Например:

    При наличии в документах нескольких подписей, располагаемых одна под другой, наименования должностей и расшифровку подписей разделяют полуторным или двойным межстрочным интервалом.
    Максимальная длина строки многострочных реквизитов — 28 знаков (70 мм).

    От границы левого поля (без отступа первой строки) печатают следующие реквизиты: «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложения», «Фамилия исполнителя и номер его телефона», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименования должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования», заверительной надписи «Верно», а также слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ». Если заголовок к тексту превышает 5 строк, его допускается продлевать на 120 мм от левого поля документа.

    Начало абзацев в тексте печатают с отступом первой строки 12,5 мм.

    Реквизит «Адресат» оформляется с отступом от левого поля 80 мм.

    Реквизиты «Гриф утверждения» и «Гриф ограничения доступа к документу» оформляется с отступом от левого поля 100 мм; отметка о приложении к правовому акту оформляется в правом верхнем углу колонтитула с отступом от левого поля 140 мм.

    Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» оформляется с отступом от левого поля 120 мм, на уровне последней строки наименования должности.
    При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от левого поля без отступа и с отступом от левого поля на 100 мм.

    Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» оформляют от левого поля без отступа первой строки, а относящийся к ним текст — через межстрочный интервал точно 14 пт.

    В случае оформления резолюций на отдельных листах соблюдаются следующие правила печатания их текста:

    10.1. для рефератки малого размера:

    • формат А6 (105 х 148 мм);
    • поля страницы: верхнее — не менее 10 мм, нижнее — не менее 10 мм, левое — не менее 12 мм, правое — не менее 8 мм;
    • шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 пт, полужирный, полужирный курсив;
    • межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение межстрочного интервала (когда текст не вмещается);
    • первая строка в абзаце с отступом 10 мм;
    • выравнивание по ширине, с переносом слов;

    10.2. для рефератки среднего размера:

    • формат А5 (148 х 210 мм);
    • поля страницы: верхнее — не менее 15 мм, нижнее — не менее 10 мм, левое — 20 мм, правое — не менее 8 мм;
    • шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 пт, полужирный, полужирный курсив
    • межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение межстрочного интервала (когда текст не вмещается);
    • первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;
    • выравнивание по ширине, с переносом слов;

    10.3. для рефератки большого размера:

    • формат А4 (210 х 297 мм);
    • поля страницы: верхнее — не менее 20 мм, нижнее — не менее 20 мм, левое — 30 мм, правое — 10 мм;
    • шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 -15 пт, полужирный, полужирный курсив;
    • межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение межстрочного интервала (когда текст не вмещается)
    • первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;
    • выравнивание по ширине, с переносом слов.

  • Для таблиц, печатаемых на листах формата A3 (297 х 420 мм):
    • поля страницы: верхнее и нижнее — 20 мм, левое — 30 мм, правое -10 мм. Допускается уменьшение левого поля до 20 мм, правого — до 8 мм (когда текст не вмещается);
    • шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 15 пт. Допускается уменьшение до 13 пт (когда текст не вмещается);
    • межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение до 11 пт (когда текст не вмещается);
    • номер страницы в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 -15 мм от верхнего края, размер шрифта 14 пт.

  • В нижнем левом углу лицевой стороны последней страницы документа (за исключением рефераток) печатаются индекс структурного подразделения, в котором готовился документ, фамилия исполнителя, номер его служебного телефона (на первой строке) и инициалы (для машинисток), дата создания документа, имя файла (на второй строке);
    • шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr) обычный, размер 9 пт;
    • межстрочный интервал — точно 9 пт.

    Например:

    Как правильно писать и оформлять деловые письма

    Предпринимателю приходится вести активную переписку как с официальными лицами (например, представителями гос. органов), так и с «полуофициальными» — партнёрами, контрагентами, привлекаемыми во внештатном порядке специалистами и так далее. Навык письменного общения нарабатывается достаточно быстро, однако на первых порах можно наделать много ошибок и произвести не самое приятное впечатление на своих адресатов. В этой статье мы поговорим об особенностях написания как обычных деловых писем (на бумажном носителе), так и электронных посланий.

    Бланк письма и оформление

    Обязательно используйте фирменный бланк своей компании. Это всегда производит впечатление и увеличивает лояльность «собеседников». Вид бланков, нормы их заполнения и элементы оформления должны быть закреплены в приказе по организации (или инструкции по делопроизводству). Базовые требования к бланкам деловых писем можно найти в ГОСТе 2003 года «Требования к оформлению документов».

    В бланк желательно «втиснуть» основную информацию о компании:

    • название (и сокращённое наименование);
    • фактический и почтовый адреса;
    • адрес электронной почты;
    • контактные телефоны;
    • адрес сайта.

    Это не перечень обязательных данных, а всего лишь примерный список. При желании что-то можно добавить или исключить.

    Общие требования к оформлению письма выглядят следующим образом:

    • минимальный отступ – 10 мм справа и по 20 мм слева, сверху и снизу;
    • если письмо написано на двух или нескольких листах, каждый из них нужно пронумеровать посередине сверху;
    • отдельно нумеруется каждое приложение;
    • в левом верхнем углу указывается исходящий номер письма (не забудьте зафиксировать его в журнале регистрации документов);
    • в правом верхнем углу указываются название организации, должность адресата и его фамилия с инициалами;
    • в левом нижнем углу – ваши должность, фамилия с инициалами и подпись;
    • обязательно нужно проставлять дату написания письма внизу.

    Впрочем, ГОСТ 2003 года позволяет использовать бланки не только с угловым, но и с продольным расположением реквизитов (когда они указываются по центру). Угловое расположение выглядит более привычно и удобнее читается, поэтому лучше выбрать этот вариант.

    Общие правила написания

    Классическая структура текста делового письма включает в себя три элемента:

    • вступительную часть (краткое обозначение причин, по которым пишется письмо, его цель);
    • содержательную часть (описание ситуации, предложение решений, изложение выводов и рекомендаций);
    • резюмирующую часть (краткое подведение итогов с чётким обозначением того, чего вы ожидаете от адресата).

    Вы всегда должны понимать, с какой целью пишете письмо. Хотите предложить сотрудничество? Изложить претензии? Пригласить на презентацию или другое мероприятие? Пишите только об этом и не отвлекайтесь на пространные рассуждения и предположения, не относящиеся к делу.

    Каждое деловое письмо должно преследовать одну конкретную цель. Если вы затрагиваете в нём несколько вопросов, они должны быть тесно взаимосвязаны. Если в одну и ту же организацию вам необходимо обратиться по нескольким разным тематикам, лучше написать под каждую из них отдельное письмо.

    Язык письма

    Стиль деловой переписки – «облегчённый» официально-деловой. Можно и нужно стандартизировать фразы, использовать некоторые клише и штампы, но не рекомендуется доводить всё это до сухой канцелярщины. «Живой» язык всегда воспринимается легко и благожелательно. Разумеется, деловая письменная речь должна соответствовать нормам этикета (о чём пойдёт речь ниже), излагать же суть вопроса следует ясно и лаконично.

    Несколько практических советов:

    • используйте простые слова: «умные» термины воспринимаются плохо и часто вызывают раздражение у человека, который вынужден их читать и расшифровывать;
    • чаще пользуйтесь глаголами и реже – прилагательными;
    • не растекайтесь мыслью по древу – только конкретика и только в рамках заданной темы, без множества подробностей и несущественных деталей;
    • избегайте длинных высказываний, по возможности не используйте причастных и деепричастных оборотов;
    • пишите конкретно: различные «об этом», «они/он/она» недопустимы;
    • избегайте логических нестыковок и резких переходов от одного смыслового блока к другому;
    • проверяйте всё написанное на слух: речевые ошибки встречаются почти в каждом неотредактированном тексте.

    Одно из главных правил написания деловых писем гласит: послание должно быть грамотным и стилистически выверенным.

    Особенности обращения к адресату

    Как правило, к адресату обращаются единожды, в начале письма. Это можно сделать тремя способами.

    1. Если вы обращаетесь к человеку впервые (или если между вами и адресатом установлены сугубо официальные отношения), следует использовать обращение, указывающее на определённую дистанцию. Пример: «уважаемый господин Иванов!».
    2. Если вы обращаетесь к человеку, с которым у вас давно налажены доверительные деловые отношения, лучше назвать его по имени-отчеству. Пример: «уважаемая Екатерина Леонидовна!».
    3. При коллективном обращении используйте стандартную фразу «уважаемые господа!».

    В заключительной части нужно употребить так называемую закрывающую фразу. Здесь вариантов уже больше:

    • «С уважением,» «Искренне ваш»;
    • «С наилучшими пожеланиями»;
    • «С надеждой на продолжение сотрудничества»;
    • «Всегда рады оказать вам услугу»;
    • и т. д.

    Словом, выбор последней фразы – дело вкуса.

    Этика делового письма

    Даже завуалированное пренебрежение в деловом письме не остаётся незамеченным. Разумеется, рассчитывать на положительное или хотя бы ровное к себе отношение вы в таком случае уже не сможете. Вывод очевиден: не поддавайтесь эмоциям и держите себя в рамках даже если адресат вас очень бесит. Всегда обращайте внимание на тон послания.

    Особенно внимательно следует составлять письмо, в котором содержится отказ. Крайне неразумно начинать такое послание с категоричного «нет» в той или иной форме – это создаст у человека ощущение, что его просто послали. Попробуйте сперва предоставить убедительные (не надуманные) объяснения. Кратко изложив причины отказа, следует плавно перейти к его констатации. При этом можно использовать такие формулировки:

    • «К сожалению, мы не видим возможности удовлетворить вашу просьбу»;
    • «Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам…»;
    • «Глубоко сожалеем, но мы вынуждены отклонить ваше предложение».

    В идеале ещё перед обоснованием отказа – в самом начале письма – следует вкратце повторить просьбу адресата. Он поймёт, что вы внимательно ознакомились с его просьбой или предложением, и наверняка это оценит. Возможно, в будущем вы ещё поработаете вместе – зачем сразу транслировать негатив и отпугивать человека излишней резкостью?

    Никогда не впадайте в другую крайность. Лесть и многочисленные уверения в искреннем расположении – это очевидные признаки неискренности. Неискренность же всегда вызывает отторжение.

    Составление электронных писем

    Послания на бумажных носителях уже отживают свой срок. Конечно, «бумажная» переписка никогда полностью не исчезнет, но уже через несколько лет написанные на классических бланках письма станут редкостью. Переговоры всё чаще ведутся в электронном формате. Современный предприниматель сейчас отправляет по «мэйлу» в разы больше писем, чем по обычной почте.

    Деловые письма, отправляемые по электронной почте, пишутся по всё тем же общим правилам. Требования к языку, стилю и тону, соблюдение норм этикета – все эти обязательные элементы не меняются. Однако у электронных месседжей есть и свои специфические особенности.

    1. Позаботьтесь о том, чтобы ваш логин выглядел солидно или хотя бы адекватно. [email protected]– хорошо, [email protected]– плохо.
    2. Очень важно всегда заполнять поле «Тема». Именно от этой строчки зависит, откроет ли человек пришедшее сообщение. Если вы пишете незнакомому вам лицу, стоит постараться и придумать интересный заголовок. Но не переусердствуйте – темы в духе «Срочно. Уникальное предложение, откройте прямо сейчас!» вызывают лишь желание поскорее щёлкнуть по иконке корзины наверху. Заголовок должен состоять из 3–5 слов и отражать содержание послания.
    3. Если вы не знакомы с адресатом – вкратце обрисуйте, кто вы, как узнали о нём. Без этого необходимого вступления сообщение могут принять за спам и сразу удалить.
    4. Не отключайте в настройках цитирование – пусть предыдущая переписка отображается внизу, под катом.
    5. Чтение с экрана – сомнительное удовольствие. Бумажное письмо можно взять в руки, и уже поэтому оно на бессознательном уровне воспринимается более серьёзно, чем электронное. Учитывайте это.
    6. Чем короче электронный месседж – тем быстрее на него ответят.
    7. Используйте только стандартные шрифты.
    8. Не злоупотребляйте выделением текста – к наиболее важным моментам можно применить «полужирный», но использовать разные цвета недопустимо.
    9. Никакого «капса». Никогда. Даже в подзаголовках. То же самое относится к дублированным знакам препинания.
    10. Разделяйте текст на абзацы с интервалами между ними (просто оставляйте пустую строку).
    11. К электронному письму можно приложить изображения или текстовые файлы. Дополнительные материалы и разъяснения, комментарии, развёрнутые подробные описания – всё это должно быть во вложенных файлах, но никак не в тексте письма.
    12. В деловой переписке с людьми, с которыми у вас установились доверительные отношения (речь о проверенных партнёрах, надёжных контрагентах) можно изредка использовать смайлики. Это позволит «оживить» общение – смайлы на экране (пусть даже в деловом послании) воспринимаются вполне положительно. Конечно, в «бумажных» письмах их использовать нельзя.
    13. Обязательно ставьте подпись. В электронных письмах она обычно состоит из 3-6 строк и включает имя и фамилию отправителя, его должность, название компании, адрес сайта и контактный телефон.

    Предлагаем вам образец делового письма.

    Подводя итоги

    Хотя всё довольно просто, примеры правильно написанных деловых писем не столь многочисленны. Предприниматели регулярно путаются в оформлении, используют не вполне корректные обращения и забывают о важных нюансах.

    Перечислим главные особенности, свойственные хорошим деловым посланиям:

    • объективность;
    • краткость (желательно, чтобы письмо занимало не больше одной страницы);
    • нейтральность тона изложения;
    • отсутствие рассуждений, повествовательности, излишней детализации;
    • отсутствие эмоциональных оценок;
    • чёткая логическая взаимосвязь между частями текста и отдельными фразами.

    Это своеобразный чек-лист, с которым можно сверяться на первых порах. После сотни составленных и отправленных деловых посланий надобность в нём отпадёт. Не игнорируйте изложенные выше правила и помните: «прокачанное» мастерство деловой переписки существенно повышает вашу репутацию и, соответственно, имидж фирмы.

    Оформление делового письма

    Статьи по теме

    Оформление делового письма – неотъемлемая часть повседневной работы любого предприятия. Умение составлять стандартные деловые письма вырабатывается довольно быстро, однако одно неграмотное письмо в начале деятельности предприятия может зарубить на корню возможность выгодного и долгосрочного сотрудничества.

    Из этой статьи вы узнаете:

    1. каковы правила оформления делового письма;
    2. как следует оформлять деловые письма;
    3. как оформить реквизиты делового письма.

    Правила оформления делового письма

    Использование фирменного бланка компании является важным фактором успешного оформления делового письма. По одежке встречают — истина актуальная в любые времена. Разумеется, что для разных типов писем, будут использоваться разные типы бланков. Перечень типов, а также нормы их заполнения закрепляются отдельным приказом по организации. Это может быть не приказ, а инструкция по делопроизводству. ГОСТом 2003 года регламентируются основные требования к бланкам деловых писем. Их можно найти в разделе «Требования к оформлению документов».

    Бланк должен быть максимально информативным и содержать все необходимые сведения:

    • название компании;
    • адрес компании;
    • email компании;
    • телефон для контакта;
    • адрес сайта компании.

    Конечно, это не обязательный список, а рекомендательный. Руководство каждой компании само определяет необходимость включения тех или иных данных о своей организации.

    Однако существуют такие требование к оформлению письма, которые являются обязательными.

    • Отступ справа – 10 мм, слева, сверху и снизу – 20 мм;
    • Нумерация страниц – посредине сверху;
    • Нумерация каждого приложения – отдельно;
    • Исходящий номер письма проставляется в левом верхнем углу (в Журнале регистрации документов этот номер необходимо зафиксировать);
    • Название организации, фамилия и должность адресата располагаются в правом верхнем углу;
    • Должность отправителя и его фамилия указываются в нижнем левом углу;
    • Дата написания письма проставляется внизу.

    Продольное расположение реквизитов, т.е. не в углу, а по центру, также допускается ГОСТом 2003 года. Однако угловое расположение традиционно считается более удобным и рекомендуется использовать этот вариант.

    Кодифицированная структура делового письма состоит из трех элементов:

    1. Преамбула, т.е. вступление, включает в себя формулировку цели письма или причин, которыми вызвано его написание.
    2. Содержательная часть дает изложение ситуации, предлагает решения, формулирует выводы и дает рекомендации.
    3. Резюме подводит итоги и также формулирует ваши ожидания от адресата письма.

    Залог грамотного и хорошо сформулированного письма – четкое понимание цели, с которой оно пишется. Будет ли это предложение о сотрудничестве, приглашение на мероприятия или претензия – текст должен быть посвящен исключительно цели письма и не содержать посторонних элементов.

    Существует правило: одна цель – одно письмо. Другими словами, каждое письмо должно быть посвящено решению одной проблемы, одного вопроса, преследовать одну цель. В крайнем случае, если письмо поднимает несколько вопросов, то они должны быть взаимосвязаны и вытекать один из другого. Если вы намерены решить несколько вопросов с одной и той же организацией, то целесообразнее написать несколько писем, каждое из которых посвятить одному конкретному вопросу.

    Оформление делового письма образец

    Уважаемый Филипп Филиппович!

    Уважаемый господин Преображенский!

    Цель моего письма – выразить неудовлетворение качеством материалов, которые Ваша компания поставляет нам для производства систем видеонаблюдения. Рассчитываю, что Ваши действия приведут к максимально быстрому изменению ситуации и позволят возместить убытки, которые понесла наша компания.

    В течение последнего месяца, начиная со второго марта 2017 года, 9-12% каждой партии ваших материалов составляет брак. Специалисты нашей компании зафиксировали и надлежащим образом оформили данный факт. Все необходимые копии документы содержатся в приложении к настоящему письму. Совокупные убытки нашей компании, связанные с использованием некачественных материалов, поставляемых Вашей компанией, составили порядка 10 млн. рублей.

    Ранее у нас не было повода для нареканий, мы сотрудничаем с ООО «Рассвет» более 4 лет. Однако создавшееся положение вынуждает нас обратиться к вам с требованием о возмещении понесенных нами убытков. В случае необходимости, мы готовы провести повторную экспертизу ваших материалов совместно со специалистами ООО «Рассвет».

    Позвольте выразить уверенность в том, что Ваше усилия приведут к скорейшему разрешению данной проблемы, и наше сотрудничество возобновится в прежнем режиме.

    В конце письма ставится подпись – должность, инициалы и фамилия отправителя. Подпись предваряется стандартной этикетной формулой: «С уважением», «С благодарностью за сотрудничество», «С надеждой на дальнейшее сотрудничество», «Искренне Ваш» и т.п.

    Особое внимание обратите на соответствие рангов адресата и отправителя. Например, письмо на имя генерального директора должно быть подписано генеральным директором. В крайнем случае – его заместителем.

    Необязательным дополнением к основному письму могут стать приложения. Как уже отмечалось выше, все приложения оформляются на отдельных листах и нумеруются также отдельно. Специальных правил оформления приложений не существует.

    Оформление реквизитов делового письма

    Реквизиты являются обязательными элементами любого делового письма.

    ГОСТ 6.38-90 регламентирует состав и расположение реквизитов на бланках деловых писем.

    Точнее сказать, ГОСТ устанавливает стандарт оформления формуляра-образца. Этот стандарт определяет требования к оформлению делового письма. Все это вызвано потребностью унификации оформления документов, которая позволяет:

    • Централизованно изготавливать бланки деловых писем;
    • Снизить стоимость полиграфических работ;
    • Оптимизировать процесс составления и последующего оформления писем;
    • Повысить эффективность поиска нужной информации в тексте делового письма;
    • Использовать возможности компьютеризированной обработки входящей и исходящей корреспонденции.

    Унифицированный ГОСТом, формуляр-образец становится матрицей, на основе которой осуществляется конструирование всех форм деловой документации предприятия. Формуляр-образец определяет площадь для расположения каждого реквизита. Эта площадь является оптимальной и соответствует объему каждого реквизита в знаках.

    Новые статьи

    Правила оформления деловых писем гост

    Согласно ГОСТ 6.38-90, деловые письма, как и другие деловые документы, могут содержать до 31 реквизита. На практике использование полного набора реквизитов встречается крайне редко. Назначение каждого документа определяет свой набор реквизитов. Для делового письма рекомендуются следующие реквизиты:

    1. для государственных предприятий — государственный герб;
    2. логотип компании;
    3. код предприятия по ОКПО;
    4. код документа по ОКУД;
    5. название компании (полное и сокращенное);
    6. почтовый адрес;
    7. номер телефона;
    8. номер факса, email;
    9. номер счета в банке;
    10. дата;
    11. индекс документа;
    12. ссылка на индекс;
    13. адресат;
    14. заголовок к тексту;
    15. текст;
    16. подпись.

    Все реквизиты официального делового письма в своей совокупности называются «формуляром». Реквизиты с первого по девятый в приведенном списке, как правило, печатаются унифицировано, в типографии. В отличие от остальных деловых документов, на которых ставится их название, например, «Докладная записка», «Акт», «Приказ» и т.п., на официальном деловом письме его название не ставится.

    Особо отметим, что изображение Государственного герба допустимо только на бланке государственных учреждений.

    Название организации, которой адресуется письмо, приводится сначала в полном, а потом – сокращенном в виде: Российская академия народного хозяйства и государственной службы – РАНХиГС.

    Смотрите еще:

    • Ст18 федерального закона о рекламе Ст18 федерального закона о рекламе Приказом ИП Ивановой Галины № 1 от «26» июня 2017г. Условия осуществления рассылки email-сообщений рекламно-информационного характера Настоящие Условия действуют на всей территории Российской Федерации с даты опубликования. Термины и […]
    • Возмещение убытков собственникам земли Возмещение убытков собственникам земли, землевладельцам, землепользователям и арендаторам при изъятии земель для государственных и муниципальных нужд Убытки - расходы, которые лицо, чье право нарушено, произвело или должно будет произвести для восстановления нарушенного права, утрата или […]
    • Нормативно-правовые акты закон и подзаконные акты Нормативные правовые акты. Закон Нормативно-правовой акт – это изданный в особом порядке правовой акт, принятый полномочным на то органом и содержащий правовые нормы. Признаки нормативно-правового акта: властно-волевой характер; неоднократность применения; адресованность […]
    • Юрист сайт москва Открытость, честность, добросовестность и профессионализм в отношениях с Клиентами! Семейное право Трудовое право Защита прав потребителей Авторское право Другие отрасли права Юридические комментарии Научно-практические статьи м. Белорусская, 1905 года, […]
    • Управление имуществом брянск Управление имуществом брянск Начальник управления - Карелина Светлана Ивановна, тел. (4832) 74-29-44 Заместитель начальника управления - Введенский Андрей Аркадьевич, тел. (4832) 74-43-45 Управление имущественных отношений находится по адресу: 241002, г. Брянск, бульвар Гагарина, […]
    • Мировой суд г орехова зуево Судебный участок мирового судьи №169 (Орехово-Зуевский суд) Мировой судья Большакова Светлана Петровна Руководитель аппарата Клочкова Ольга Николаевна Секретарь суда Чистякова Анна Михайловна Секретарь судебного заседания Акуратнова Татьяна Николаевна Телефон: 8 (496) 422-01-02, 8 (496) […]
    • Как восстановить майл если его украли Как восстановить майл если его украли Уточните ваш запрос: "Я не могу зайти в МойМир, потому что. " Введите E-mail указанный Вами при регистрации и нажмите кнопку «Далее». Восстановить пароль к почтовому ящику можно одним из нижеперечисленных cпособов: правильно указать […]
    • Мировой суд ковров участок 8 Мировой суд ковров участок 8 Судебный участок №2 г.Коврова и Ковровского района Аппарат мирового судьи мировой судья судебного участка № 2 г.Коврова Рябинина Мария Вадимовна Телефон: 8 (49232)4-27-55 факс 8(49232) 3-51-33 4-27-52 Назначена на должность мирового судьи судебного участка […]
  • Записи созданы 6584

    Похожие записи

    Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

    Вернуться наверх